Стан птахівництва у 2016 році   
   Домашня птиця 2017 - акція      


⇑ На початок ⇑

Dutch English French Italian Polish Russian Turkish Ukrainian

Тайм-менеджмент — технологія підвищення ефективності використання часу

Управління часом, організація часу, тайм-менеджмент (англ. Time management) — технологія організації часу і підвищення ефективності його використання.

тайм-менеджментУправління часом — це дія або процес тренування свідомого контролю над кількістю часу, витраченого на конкретні види діяльності, при якому спеціально збільшуються ефективність і продуктивність. Управління часом може допомогти поруч навичок, інструментів і методів, використовуваних при виконанні конкретних завдань, проектів і цілей.

Цей набір включає в себе широкий спектр діяльності, а саме: планування, розподіл, постановку цілей, делегування, аналіз тимчасових витрат, моніторинг, організація, складання списків і розстановка пріоритетів. Спочатку управління приписувалося тільки бізнесу або трудової діяльності, але з часом термін розширився, включивши особисту діяльність з таким же підставою. Система управління часом складає поєднання процесів, інструментів, технік і методів. Зазвичай управління часом є основною необхідністю в розвитку будь-якого проекту, оскільки визначає час завершення проекту і масштаб.

Дефіцит робочого часу

Дефіцит робочого часу — брак часового ресурсу, викликана неправильною організацією працівником своєї діяльності, або неписьменною організацією діяльності керівництвом, що призводить до поспіху, затягування виконання робіт, завдань, неякісній роботі, втрат у виробництві, шлюбу і т. Д. Що в кінцевому підсумку істотно впливає на ефективність і результати роботи всього підприємства.

Одним з методів вдосконалення управління на підприємстві є аналіз витрат робочого часу керівника підприємства та керівників функціональних підрозділів. Для виявлення причин браку часу необхідно періодично проводити інвентаризацію часу за кілька робочих днів. Занепокоєння менеджера через нестачу часу можна визначити за такими ознаками:

  • відсутній чіткий розклад роботи на поточний день;
  • секретар або помічник не знає розпорядку дня свого керівника, не знає, де він перебуватиме в певний момент робочого дня;
  • через надмірну зайнятість немає можливості своєчасно відповісти на ділові листи;
  • через брак часу протягом робочого дня виконавець змушений завершувати роботу вдома;
  • часті телефонні дзвінки і візити відвідувачів не дають зосередитися на основній роботі;
  • великий потік рутинних справ не дає менеджеру можливості займатися основною роботою.

Найбільш характерні причини дефіциту часу:

  • безплановість роботи як результат роботи не тільки самого виконавця, але і стилю роботи всієї організації (безсистемність управління);
  • неадекватне навантаження виконавців (потік завдань перевищує всі можливості їх вчасного виконання відведеними для цього силами і засобами);
  • нечіткість формулювання завдання і кінцевих результатів;
  • недостатність ресурсів для виконання завдання;
  • відсутності належної координації дій співробітників, що приводить до неузгодженості;
  • антимотивуючі фактори (збільшення навантажень при зменшення необхідних ресурсів і відсутності стимулювання виконавців);

Планування робочого часу фахівця

Планування означає підготовку до реалізації цілей і упорядкування робочого часу. З практики відомо, що при витраті 10 хвилин на планування робочого часу можна щодня заощадити до двох годин.

Для раціонального використання свого часу менеджеру необхідно, насамперед, чітко усвідомити свої основні функції, цілі, завдання та бюджет часу. При плануванні слід враховувати такі основні правила:

  • при складанні плану на день залишити 40% часу вільним, тобто 60% часу відвести на планові роботи, 20 — на непередбачені, 20% — на спонтанно виникають;
  • необхідно постійно фіксувати витрачений час. При цьому слід вказувати, як і на які потреби воно було витрачено. В результаті менеджер, маючи повне уявлення про витрати свого часу, може складати план на майбутнє;
  • для складання хорошого плану з чітким зазначенням використаного часу необхідно розподілити свої завдання на довго-, середньо- і короткострокові;
  • основні принципи складання плану: регулярність, системність, послідовність;
  • для забезпечення реальності планування слід планувати такий обсяг завдань, з яким менеджер може реально впоратися.

Методи впорядкування планів робочого часу

Упорядкування планів дня за допомогою методу «Альп». Цей метод охоплює п'ять стадій:

  •  впорядкування завдань;
  •  оцінка тривалості дій;
  •  резервування часу (у співвідношенні 60:40);
  •  прийняття рішень по пріоритетах і передоручення;
  •  контроль обліку виконаного.

Черговість виконання справ можна встановлювати за допомогою принципу Парето (у співвідношенні 80:20). Цей принцип означає, що в середині цієї групи або множини окремі малі частини є більш значущими, ніж загалом в цій групі. Відповідно до цієї теорії можна зробити висновок стосовно використання робочого часу фахівця: за перші 20% витраченого часу досягається 80% результату. Решту 80% витраченого часу дають лише 20% загального результату.

Встановлення пріоритетів за допомогою аналізу ABC. Ця техніка заснована на тому, що частини у відсотках найбільш важливих і найменш важливих справ у сумі залишаються незмінними. Усі завдання підрозділяються на три класи відповідно до їх значимості. Аналіз ABC базується на трьох закономірностях:

  • найбільш важливі справи становлять 15% загальної їх кількості, якими займається фахівець. Внесок цих задач для досягнення цілі складає близько 65%;
  • важливі завдання становлять 20% загальної їх кількості, значимість їх для досягнення мети приблизно дорівнює 20%;
  • менш важливі (малоістотні) завдання становлять 65% загальної їх кількості, а їх значимість дорівнює 15%.

Для використання ABC-аналізу необхідно дотримуватись наступних правил:

  •  скласти список всіх майбутніх завдань;
  •  систематизувати їх за важливістю і встановити черговість;
  •  пронумерувати ці завдання;
  •  оцінити завдання відповідно за категоріями A, B і C;
  •  завдання категорії А (15% загальної їх кількості) вирішує перший керівник;
  •  завдання категорії B (20%) підлягають передоручення;
  •  завдання категорії C в силу своєї малозначимості підлягають обов'язковому передорученню.

Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера. Цей принцип є допоміжним у тих випадках, коли необхідно терміново прийняти рішення про пріоритетність виконання завдань. Пріоритети встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість завдання. Вони поділяються на чотири групи:

  •  термінові (важливі) завдання. Їх виконує менеджер;
  •  термінові (менш важливі) завдання. Менеджер може передоручити їх рішення іншим особам;
  •  менш термінові (важливі) завдання. Менеджеру необов'язково вирішувати їх відразу, але вирішити їх він може пізніше сам;
  •  менш термінові (менш важливі) завдання. Менеджер повинен передоручити їх рішення іншим особам.

Управління вільним часом

Тайм-менеджмент допомагає більш ефективно використовувати не тільки робочий час, а й час відпочинку. Зокрема, рекомендується не брати роботу додому, організувати побут так, щоб він займав мінімум часу, заздалегідь ретельно планувати вільний час і слідувати цим планам, зокрема регулярно практикувати емоційне (театри, концерти, виставки і т. П.) І фізичне (спорт , фітнес) перемикання. В американських компаніях, якщо рядовий співробітник залишається на роботі довше, ніж це встановлено у нього в трудовому договорі, даний факт може послужити причиною звільнення, оскільки це свідчить про те, що співробітник не встигає зробити свої завдання в свій робочий час. Використовувати для активного відпочинку не тільки вихідні, але і як мінімум один вечір робочого дня на тиждень, а також використовувати як міні-відпустки довгі вихідні та святкові дні. У ділових поїздках планувати вільний час (від декількох годин до двох днів) для огляду місцевих визначних пам'яток. На час відпустки встановити правила використання телефону, електронної пошти, інтернету та ін. І дотримуватися їх

Навчання тайм-менеджменту

В даний час існує безліч шкіл тайм-менеджменту. Класичне навчання проводиться за наступними темами:

  • аудит особистої та управлінської ефективності;
  • визначення точки відліку для створення власного плану;
  • особиста місія як емоційно мотивуючий фактор;
  • основи стратегічного планування;
  • основи тактичного планування (квартал — місяць — тиждень — день);
  • мистецтво визначати пріоритети;
  • аналіз досягнутого. Методики вдосконалення процесу досягнення цілей;
  • використання інструменту «MindMapping»;
  • основи використання програмних продуктів (MS Outlook, MS Project, MyLifeOrganized та ін.) для планування.

Поради провідних фахівців з тайм-менеджменту

Джулія Моргенстерн

Дж. Моргенстерн починала свою кар'єру на посаді адміністратора і саме на ній придбала необхідні навички планування і організації. Тому вона впевнена, що управління часом полягає здебільшого в правильній організації діяльності. А для того, щоб вона була правильною, пропонує такі інструменти:

1. Оцінка. Починати не з застосування будь-яких методик, а з оцінки витрачається часу і своїх дій. Що вам заважає займатися пріоритетними справами? Причин може бути декілька: технічні (відволікання на соцмережі, пошту, здійснення дзвінків під час на них неотведённое), зовнішні обставини (стислі терміни, нереалістичні графіки, додаткові обов'язки), психологічні перешкоди (небажання чекати і пов'язані з цим хронічні запізнення, відкладання справ, спеціально створювані кризові умови).

2. Тимчасові рамки. За словами Джулії, 90% її клієнтів, використовуючи списки справ, поряд з пунктом не записують час, необхідний на їх виконання. Це помилка: тимчасові рамки потрібно ставити для будь-якої задачі.

3. Техніка 4D. Якщо в силу якої-небудь причини ви не здатні виконати завдання, потрібно застосувати одну з таких дій:

  • Видалити (delete). «Якщо щось не варто робити зараз, то може бути це не варто робити і пізніше». Це стосується в першу чергу до некваліфікованої діяльності. Відмовтеся від таких справ.
  •  Відкласти (delay). Застосовуйте сортування: менш пріоритетні справи можна відкладати, звільняючи час на більш важливі.
  •  Делегувати (delegate). Для виконання окремих завдань можна залучити інших: колег, друзів, родину.
  • Зменшити (diminish). У деяких компаніях продуктивність значно покращилася після того, як щотижневі годинні наради були замінені на 15-хвилинні. Це дозволило «вбити двох зайців»: зберегти час на безпосередню роботу, та й утримати увагу співробітників протягом більш короткого відрізка часу стало легше.

4. Пріоритети. Дж. Моргенстерн говорить про необхідність розробки великий «картини життя» — ваших цілей, глобальних планів. Вона складається з 3 етапів. Перший: виділення «категорій» — головного, того, що важливо для вас. Їх має бути не більше шести (наприклад, «фінанси», «здоров'я», «сім'я»). Другий: цілі для кожної «категорії». Наприклад, у фінансовому плані це може бути певна сума на банківському рахунку до моменту виходу на пенсію. Третій: 2-3 види діяльності, які ведуть до мети (зарплата, пасивний дохід від інвестування, депозит).

5.Техніка SPACE. Організація часу і організація простору єдині, тому автор пропонує спеціальну методику планування SPACE (від англ. Простір):

  •  Sort — сортуйте справи і речі навколо себе.
  • Purge — очистіть час і простір від усього, без чого можна справлятися і так.
  •  Assign — призначте кожній речі своє місце, а кожній справі — свій час.
  • Containerize — визначайте параметри кожної значимої діяльності.
  • Equalize — час від часу переоцінюйте свою систему.

Стівен Кові

  1.  Суть навику: спочатку робіть те, що необхідно робити спочатку. Іншими словами, ніколи не варто відкладати важливі справи на потім, якими б складними і неприємними вони не були. Пам'ятайте, кожна така справа наближає вас до мети, тому змусьте і свої почуття працювати на результат. Все, навіть найуспішніші люди, змушені робити те, що не завжди їм подобається. Це неминучість.
  2. Ви повинні «залежати від своїх цінностей, а не від швидкоплинних імпульсів і бажань». Рух до мети вимагає мотивації і наполегливості, тому сама мета повинна бути пріоритетною і важливою, адже себе не обдуриш.
  3. Кращий рада з управління часом, на думку автора: «Організація і дії на основі пріоритетів».
  4. Термін «управління часом» не зовсім вірний. Потрібно вчитися керувати не часом, а собою.
  5. Дотримуйтесь принцип Р / РС балансу (результат / ресурси + засоби). Баланс на увазі те, що жодне з даних напрямків не переважує інше. Попросту кажучи, мета повинна бути співмірна витрачається на її досягнення зусиллям. І навпаки: не варто витрачати великі сили заради успіху в незначній справі.
  6. Використовуйте матрицю управління часом для визначення дійсно важливих справ, і концентруйтеся на них, оскільки від цього залежить досягнення ваших глобальних цілей.
  7.  Шукайте можливості та способи зробити вашу особисте і професійне життя простіше. Пробуйте, застосовуйте, серед них можуть бути ті, які допоможуть позитивних змін у вашому житті.

Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса = Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011. — 368 с. — ISBN 978-5-91657-147-9.

Девіда Аллен

Метод Д. Аллена корисний в першу чергу своїми порадами з фізичної організації робочого простору, а також рекомендаціями використовувати різні канцелярські та інші засоби для «звільнення» мозку від непотрібної інформації. Про те, яким має бути робоче місце на думку автора GTD, ми вже писали. Розберемо ще деякі рекомендації:

Ведення картотеки. Більшість незначних затримок часу можна уникнути, широко застосовуючи недорогі канцелярські засоби. При одночасній роботі з великою кількістю проектів або вхідної інформації — організуйте картотеку. Для цього можна використовувати звичайні папки, в які потрібно складати всю документацію та інші матеріали по проекту. Їх варто завести навіть для справ, де існує лише 1 документ.

«43 папки». Простий і ефективний метод для організації справ. Знадобиться 43 папки: 12 на кожен місяць і 31 на кожен день. Їх функція — нагадувати про будь-які глобальних або дрібних справах запланованих на кожен день. Припустимо, на початку травня в результаті переговорів ви домовилися в кінці червня представити клієнтові звіт і попередньо, за тиждень, з ним здзвонитися. З цією метою в «червневу» папку кладеться документ-«нагадування» про заплановане на цей місяць подію. Крім того, в папки відповідні 20 і 27 числа також поміщаються записи про дзвінок і здачі звіту. Кожен день починається з ознайомлення з вмістом папки. На відміну від щоденника або електронного органайзера вони «застраховані» від збою, їх неможливо втратити або забути.

4 типи списків справ. Також Д. Аллен пропонує вдосконалену модель списку справ. Суть ідеї в диференціації завдань, виділення пріоритетних напрямів і зручною структурі. Всього потрібно вести 4 списки:

  1. Наступні дії. У цей список ви записуєте речі, які вам необхідно зробити в найближчій перспективі. Редагувати його, вносячи нові записи, потрібно щодня.
  2. Проекти. Ті підприємства, які є декількома пов'язаними субдействіямі, і на виконання яких потрібно не одну дію. Проекти потрібно контролювати щотижня, щоб мати можливість судити про хід їх реалізації.
  3. Відкладені. У цьому списку зберігаються проекти, виконання яких комусь делеговано або вимагає впливу зовнішніх факторів. Їх також систематично потрібно перевіряти (як мінімум раз на тиждень).
  4. Коли-небудь / може бути. З назви списку зрозуміло, що це список невизначених справ на майбутнє.

1 комментарий Тайм-менеджмент — технологія підвищення ефективності використання часу

  • Natalia пишет:

    Ефективний спосіб планування свого часу — це ведення щоденника. Туди можна записувати всі важливі зустрічі, завдання. А ще є серія щоденників, які дозволяють ще й удосконалюватися і розвиватися. Це Щоденники успіху, вони є на різну тематику, такі як бізнес, фінансова грамотність, тайм-менеджмент та інші. У кожному щоденнику є різні вправи і запитання, що допомагають вирішити багато проблем минулих і запобігти майбутнім. Шукайте у пошуку Щоденники успіху.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

:wink: :twisted: :roll: :oops: :mrgreen: :lol: :idea: :evil: :cry: :arrow: :?: :-| :-x :-o :-P :-D :-? :) :( :!: 8-O 8)


Оголошення


Розробки для птахівництва



Архів матеріалів
Март 2017
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
« Янв    
 12345
6789101112
13141516171819
20212223242526
2728293031  
Коментарі